“El Sistema de Atención Consular es una herramienta modernizadora que permitirá otorgar un mejor servicio a los connacionales en el exterior”

Hace cuatro años era sólo una idea, y gracias a un fondo de Cooperación de la Unión Europea, hoy es una herramienta computacional llamada Sistema de Atención Consular, SAC, que está probando su efectividad en nuestros consulados en el exterior,  en beneficio de los chilenos residentes en el mundo.

¿En qué consiste el SAC?

En términos generales podemos decir que es un aporte a la modernización global del Ministerio de Relaciones Exteriores, más específicamente de la Dirección General de Asuntos Consulares y de Inmigración. Se trata de un sistema informático que permite estandarizar y agilizar los trámites y servicios que otorga el Ministerio, a través de sus Misiones Consulares de Profesión y de los diversos Departamentos dependientes de la DIGECONSU, ubicados en Santiago, cuyo objetivo primordial es mejorar la calidad de los servicios que se otorgan a nuestros connacionales  en el exterior

¿Qué trámites se pueden hacer?

Por medio del  SAC se pueden efectuar todos los trámites declarados en el Arancel Consular y todos los relacionados con Servicio Social y Previsión Social. Es decir, son 94 tipos de solicitudes que pueden ser gestionadas por el Sistema. Además,  en una segunda etapa, se habilitará la funcionalidad  que permitirá al usuario iniciar  su trámite vía web y verificar  la trazabilidad del mismo.

¿Cómo nace la idea de este sistema?

Como se ve, el trabajo de atención de usuarios  es  arduo y complejo, en especial si tenemos en consideración que en el exterior residen  más de 800 mil compatriotas,  que el número de nacionales que se desplazan por diversos motivos al extranjero ha experimentado un significativo aumento y que la red consular de profesión cuenta con 108 oficinas, distribuidas en los cinco continentes con diversos husos horarios.

En ese contexto y, en el marco de una instancia  de cooperación con la Unión Europea, hace cuatro años atrás se diseñó un sistema de seguimiento de los diversos trámites que se realizan ante un Consulado, incorporando como concepto rector, el uso de las Tecnologías de la Información. Desde el pasado año, una vez concluida la etapa de desarrollo, se comenzó con la fase de implementación.

¿Cuáles son los objetivos de este sistema?

El fin principal de esta innovación es acercar el Ministerio a los ciudadanos y prestar  un mejor servicio en menor tiempo.  Para ello, se automatizan ciertos procesos y se entregan herramientas de gestión,    permitiendo además que el Cónsul  tenga mayor disponibilidad de tiempo para  profundizar su vinculación con las respectivas comunidades residentes y,  pueda ejercer  otras laboras en los ámbitos culturales y  de promoción comercial.

¿Cuáles son las ventajas del SAC?

El sistema ofrece  diversas ventajas,  las que podemos agrupar en tres categorías. En primer término, ofrece la posibilidad al ciudadano de interactuar con la Oficina Consular  vía web. En segundo lugar, y lo más relevante,  ofrece la potencialidad de operar  con otras instituciones del  Estado, pudiendo simplificar la realización de una serie de gestiones para el ciudadano. Finalmente, es una poderosa herramienta de gestión interna.  Esto realmente representa un cambio radical  que debería, una vez efectuados los ajustes legales requeridos,  impactar positivamente en los tiempos asociados  a trámites que requieren ser perfeccionados en Chile. Una de las principales ventajas que tiene, es la conexión en tiempo real entre el Consulado y Santiago, lo que implica una reducción importante en los tiempos de respuesta.

¿A quiénes está dirigido?

El Sistema está dirigido a los connacionales que residen en el exterior y los funcionarios del Ministerio que trabajan en los Consulados y en Chile. Cabe señalar que en la presente etapa, la ejecución de los trámites sólo está operativa para los usuarios internos (Consulados y Dirección General  Consular)

En un futuro, cuando el sistema esté operativo en todos los Consulados, los usuarios externos podrán iniciar sus trámites por medio del sistema y sólo ir al Consulado a retirar el documento solicitado, al igual que ver la trazabilidad  vía acceso web.

¿De qué manera los chilenos en el exterior pueden verse beneficiados con este sistema?

Los benéficos son múltiples y se enmarcan en el mejoramiento de la calidad del servicio: nuevas posibilidades de interactuar vía web, es decir desde su casa, por ejemplo,  obtener información  de otros organismos del Estado.

Además, la capacidad de interoperabilidad, permitirá sumarse  a las iniciativas que, en el ámbito del uso de las tecnologías de la información, implementen otros Servicios Públicos, de acuerdo a  las normas legales que regulan los  diversos actos e instrumentos que se  otorgan en nuestras oficinas    consulares.

¿En cuántas misiones chilenas se está implementando?

En la actualidad el Sistema está operativo en forma completa en 33  Consulados. Además, existen 4 Consulados que están entrando al sistema por medio de sus módulos de visas para luego incorporase a la gestión de trámites, que son: Ciudad de México, Barcelona, Rabat y La Habana. Esperamos, durante el 2011, implementarlo en el resto de las misiones chilenas en el mundo.

¿Cuáles son las expectativas con esta nueva herramienta?

Como a esta altura comprenderán,  tenemos muchas expectativas en este proyecto, pues esperamos dar un real salto de calidad  en nuestro sistema Consular.  Chile hoy día claramente es un país insertado en el mundo. No sólo tenemos a un número importante de  nacionales residiendo en el exterior por años,  sino que también muchos jóvenes que se están perfeccionando en el extranjero, a quienes se suman los hombres de negocios y turistas que se desplazan por periodos acotados.  Todos ellos, en algún momento requerirán acercarse a su Consulado y efectuar un trámite. Aspiramos que este proceso sea lo más expedito posible.

Además, el sistema genera una serie de estadísticas, que nos permitirán identificar aquellos puntos y áreas en las cuales es necesario focalizar recursos o corregir procedimientos.

¿Qué balance pueden hacer al respecto?

Nuestro balance es  muy positivo, aunque un cambio  de esta magnitud presenta  complejidades iniciales que hemos ido superando. De hecho,  en el período enero – marzo del presente año   se procesaron 20.069 actuaciones en el sistema. Además,  los Cónsules  que operan  bajo esta plataforma  coinciden en destacar que se  trata  de  una herramienta modernizadora que permite mejorar la gestión consular y otorgar un mejor servicio a los connacionales en el exterior. Han añadido que la plataforma tiene un  mecanismo de supervisión, que permite conocer en línea el estado de los trámites y  la emisión de estadísticas desagregadas. Además, ha contribuido  con una base de datos precisa y actualizada de los Consulados que están en operación.

Por lo tanto, como conclusión podemos decir que es SAC se está implementando de manera exitosa en los Consulados seleccionados y ahora esperamos incorporar al resto de los Consulados de Profesión.

Las misiones en las cuales se está ejecutando plenamente el SAC son las siguientes: